Erhält ein Arbeitnehmer die Kündigung, folgt häufig ein Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO. Wird der Anspruch nicht auf bestimmte Datenverarbeitungen oder Zeiträume beschränkt, sind grundsätzlich sämtliche betreffenden personenbezogenen Daten zu beauskunften – darunter E-Mails, Gesprächsnotizen, Beurteilungen und sonstige auf die Person bezogene Unterlagen. In der Praxis handelt es sich dabei selten um eine datenschutzrechtliche Routineanfrage. Häufig ist das Ersuchen taktisch motiviert: Es dient der Informationsgewinnung für einen anschließenden Kündigungsschutzprozess, dem Aufbau von Verhandlungsdruck oder der Überprüfung interner Untersuchungsmaßnahmen.

Für Arbeitgeber bedeutet das: Jedes Auskunftsersuchen eines ehemaligen Beschäftigten ist ernst zu nehmen. Das Informationsinteresse ist in solchen Konstellationen typischerweise deutlich ausgeprägter als bei „gewöhnlichen“ Anfragen. Bleibt die Auskunft aus, ist angesichts des Konfliktpotentials damit zu rechnen, dass der Betroffene Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einlegt.

Gleichzeitig gewährt Art. 15 DSGVO kein schrankenloses Recht auf Erhalt von Dokumentenkopien. Im Folgenden werden die Grenzen des Auskunftsrechts vorgestellt, die für Arbeitgeber in solchen Fällen relevant sein können.

Rechtsmissbrauchseinwand – mehr Risiko als Nutzen?

Geht unmittelbar nach einer Kündigung eine Auskunftsanfrage ein, ist der Rechtsmissbrauchseinwand oft der erste Impuls des Arbeitgebers. Allen Beteiligten ist in solchen Fällen häufig klar, dass es dem Anfragenden nicht um die Überprüfung der Rechtmäßigkeit von Datenverarbeitungen geht, sondern etwa um kündigungsrelevante Informationen für den späteren Prozess.

Die Auffassung, dass ein Ersuchen, das datenschutzfremde Zwecke verfolgt, als rechtsmissbräuchlich einzustufen sei, haben in der Vergangenheit mehrere Gerichte vertreten, darunter das OLG Nürnberg (Urt. v. 14.3.2022, 8 U 2907/21) und das OLG Hamm (Beschl. v. 15.11.2021, 20 U 269/21). Auch der Versuch, über die DSGVO eine Art Pre-Trial-Discovery in den deutschen Zivilprozess einzuführen, wurde mehrfach von Gerichten abgelehnt, siehe beispielsweise LG Frankenthal (Urt. v. 12.1.2021, 1 HK O 4/19) oder LG Paderborn (Urt. v. 15.12.2021, 4 O 275/21).

Seit der Entscheidung des EuGH in der Rechtssache C-307/22 steht allerdings fest, dass der Zweck des Auskunftsantrags grundsätzlich keine Rolle spielt – solange nicht deutlich wird, dass eine Schädigungsabsicht verfolgt wird. Arbeitgeber sollten daher davon ausgehen, dass die Auskunft auch bei datenschutzfremder Motivation zu erteilen ist (es sei denn, der Betroffene handelt mit einer erkennbaren Schädigungsabsicht, dazu unten). Die aktuelle deutsche Rechtsprechung folgt überwiegend dem EuGH: Rechtsmissbrauch wird zunehmend seltener angenommen und es werden strengere Anforderungen an diesen Einwand gestellt (VG Berlin, Urt. v. 6.2.2024, 1 K 187/21 und OLG Düsseldorf, Beschl. v. 2.12.2024, 16 W 93/23). Vereinzelt wird Rechtsmissbrauch gleichwohl noch bejaht (LG Dortmund, Urt. v. 8.4.2025, 5 O 162/24). Arbeitgeber sollten sich aber nicht auf diesen Einwand als rechtssichere Strategie verlassen.

Gesetzlich vorgesehene Ausnahmen

Art. 12 Abs. 5 DSGVO sieht zwei Ausnahmen von der Auskunftspflicht vor: für offenkundig unbegründete und für exzessive Anträge. Auf keine der beiden wird sich der Arbeitgeber im Regelfall stützen können. Nach Auffassung des EDSA ist ein Ersuchen offenkundig unbegründet, wenn die Voraussetzungen des Art. 15 DSGVO objektiv nicht erfüllt sind – was bei einem Arbeitgeber, der Daten des ehemaligen Beschäftigten verarbeitet, typischerweise nicht der Fall ist. Exzessiv ist ein Antrag vor allem bei häufiger Wiederholung, insbesondere innerhalb kurzer Zeiträume. Ein bloß hoher Bearbeitungsaufwand genügt für sich genommen aber nicht. Darüber hinaus erkennen die Aufsichtsbehörden ein „Recht zur Ablehnung“ an, wenn das Ersuchen ausschließlich einer Schädigungsabsicht dient oder der Betroffene anbietet, den Antrag gegen Zahlung von Geld zurückzuziehen. Der Verantwortliche muss dies allerdings entsprechend begründen und darlegen können. Wird mit der Auskunftsanfrage „nur“ ein datenschutzfremdes Motiv verfolgt, genügt dies für die Annahme einer Schädigungsabsicht noch nicht.

Welche Optionen bleiben?

Bei der Beantwortung von Auskunftsersuchen können sich Arbeitgeber in der Regel auf drei Aspekte berufen:

• Die Erteilung der Auskunft beeinträchtigt die Rechte und Freiheiten Dritter (Art. 15 Abs. 4 DSGVO)
• Die Informationen sind ihrem Wesen nach oder nach einer Rechtsvorschrift geheim zu halten (§ 29 Abs. 1 S. 2 BDSG)
• Die Herausgabe von Kopien ist für den Betroffenen nicht unerlässlich, um seine Rechte auszuüben

Besonders relevant ist Art. 15 Abs. 4 DSGVO. In den betroffenen Datensätzen sind häufig personenbezogene Daten Dritter – etwa anderer Mitarbeiter – enthalten, die nicht der Auskunftspflicht unterliegen. Die Norm schützt aber nicht nur Dritte: Erfasst sind auch Rechte und Freiheiten des Verantwortlichen selbst, sodass etwa Geschäftsgeheimnisse ebenfalls nicht offenzulegen sind. § 29 Abs. 1 S. 2 BDSG kann insbesondere dann eingreifen, wenn ein (arbeits-)gerichtliches Verfahren unmittelbar bevorsteht und die Offenlegung bestimmter Informationen die Prozessposition erheblich beeinträchtigen würde (siehe auch BVwG Österreich, Entsch. v. 8.7.2024, W137 2278780-1). In diesem Fall sind die betreffenden Daten teilweise zu schwärzen. Eine vollständige Verweigerung der Auskunft kommt nur in absoluten Ausnahmefällen in Betracht.

Häufig wird zudem übersehen, dass der Kopieanspruch nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO nicht ohne Weiteres die Herausgabe vollständiger Dokumente umfasst. Eine vollständige Kopie ist nur geschuldet, wenn dies unerlässlich ist, um der betroffenen Person die wirksame Ausübung ihrer Rechte nach der DSGVO zu ermöglichen (EuGH, Urt. v. 4.5.2024, C-487/21). Der BFH (Urt. v. 11.3.2025, IX R 24/22) geht davon aus, dass hierfür keine generelle Vermutung besteht und die betroffene Person die Notwendigkeit der Kopie (beispielsweise zur Kontextualisierung der Datenverarbeitung) konkret darlegen muss.

Fazit und Handlungsempfehlungen

An der Auskunftserteilung führt in der Regel kein Weg vorbei. Behörden und Gerichte legen den datenschutzrechtlichen Auskunftsanspruch weit aus, die Motivation des Antragstellers spielt grundsätzlich keine Rolle. Dennoch können Arbeitgeber häufig Ausnahmen geltend machen, Informationen teilweise schwärzen und die Herausgabe vollständiger Dokumentenkopien in bestimmten Fällen verweigern.

Hilfreich ist es zudem, bei unklaren oder ausufernden Anfragen Rückfragen zu stellen, damit der Betroffene sein Ersuchen präzisieren und eingrenzen kann. Ebenso wichtig ist eine kooperative Haltung und transparente Kommunikation mit dem Betroffenen: Das beugt nicht nur unnötiger Eskalation vor, sondern kann auch im Beschwerdeverfahren vor der Aufsichtsbehörde positiv bewertet werden.

Abschließend ein Hinweis, der in der Praxis oft übersehen wird: Nach Auffassung mehrerer Behörden und Gerichte sind Auskunftsansprüche nach Art. 15 DSGVO disponibel. Das heißt, ihre Geltendmachung kann, soweit die Ansprüche aus dem Beschäftigungsverhältnis resultieren oder damit im Zusammenhang stehen, durch einen Vergleich ausgeschlossen werden. Zu beachten ist dabei aber, dass Ansprüche in Bezug auf zukünftige, dem Betroffenen noch unbekannte und nicht vorhersehbare Datenverarbeitungen nicht Gegenstand eines solchen Vergleichs sein dürfen.