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Auskunftsansprüche von Beschäftigten nach Kündigung: Welche Ausnahmen greifen?
Erhält ein Arbeitnehmer die Kündigung, folgt häufig ein Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO. Wird der Anspruch nicht auf bestimmte Datenverarbeitungen oder Zeiträume beschränkt, sind grundsätzlich sämtliche betreffenden personenbezogenen Daten zu beauskunften – darunter E-Mails, Gesprächsnotizen, Beurteilungen und sonstige auf die Person bezogene Unterlagen. In der Praxis handelt es sich dabei selten um eine datenschutzrechtliche Routineanfrage. Häufig ist das Ersuchen taktisch motiviert: Es dient der Informationsgewinnung für einen anschließenden Kündigungsschutzprozess, dem Aufbau von Verhandlungsdruck oder der Überprüfung interner Untersuchungsmaßnahmen.
Für Arbeitgeber bedeutet das: Jedes Auskunftsersuchen eines ehemaligen Beschäftigten ist ernst zu nehmen. Das Informationsinteresse ist in solchen Konstellationen typischerweise deutlich ausgeprägter als bei „gewöhnlichen“ Anfragen. Bleibt die Auskunft aus, ist angesichts des Konfliktpotentials damit zu rechnen, dass der Betroffene Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einlegt.
Gleichzeitig gewährt Art. 15 DSGVO kein schrankenloses Recht auf Erhalt von Dokumentenkopien. Im Folgenden werden die Grenzen des Auskunftsrechts vorgestellt, die für Arbeitgeber in solchen Fällen relevant sein können.
Rechtsmissbrauchseinwand – mehr Risiko als Nutzen?
Geht unmittelbar nach einer Kündigung eine Auskunftsanfrage ein, ist der Rechtsmissbrauchseinwand oft der erste Impuls des Arbeitgebers. Allen Beteiligten ist in solchen Fällen häufig klar, dass es dem Anfragenden nicht um die Überprüfung der Rechtmäßigkeit von Datenverarbeitungen geht, sondern etwa um kündigungsrelevante Informationen für den späteren Prozess.
Die Auffassung, dass ein Ersuchen, das datenschutzfremde Zwecke verfolgt, als rechtsmissbräuchlich einzustufen sei, haben in der Vergangenheit mehrere Gerichte vertreten, darunter das OLG Nürnberg (Urt. v. 14.3.2022, 8 U 2907/21) und das OLG Hamm (Beschl. v. 15.11.2021, 20 U 269/21). Auch der Versuch, über die DSGVO eine Art Pre-Trial-Discovery in den deutschen Zivilprozess einzuführen, wurde mehrfach von Gerichten abgelehnt, siehe beispielsweise LG Frankenthal (Urt. v. 12.1.2021, 1 HK O 4/19) oder LG Paderborn (Urt. v. 15.12.2021, 4 O 275/21).
Seit der Entscheidung des EuGH in der Rechtssache C-307/22 steht allerdings fest, dass der Zweck des Auskunftsantrags grundsätzlich keine Rolle spielt – solange nicht deutlich wird, dass eine Schädigungsabsicht verfolgt wird. Arbeitgeber sollten daher davon ausgehen, dass die Auskunft auch bei datenschutzfremder Motivation zu erteilen ist (es sei denn, der Betroffene handelt mit einer erkennbaren Schädigungsabsicht, dazu unten). Die aktuelle deutsche Rechtsprechung folgt überwiegend dem EuGH: Rechtsmissbrauch wird zunehmend seltener angenommen und es werden strengere Anforderungen an diesen Einwand gestellt (VG Berlin, Urt. v. 6.2.2024, 1 K 187/21 und OLG Düsseldorf, Beschl. v. 2.12.2024, 16 W 93/23). Vereinzelt wird Rechtsmissbrauch gleichwohl noch bejaht (LG Dortmund, Urt. v. 8.4.2025, 5 O 162/24). Arbeitgeber sollten sich aber nicht auf diesen Einwand als rechtssichere Strategie verlassen.
Gesetzlich vorgesehene Ausnahmen
Art. 12 Abs. 5 DSGVO sieht zwei Ausnahmen von der Auskunftspflicht vor: für offenkundig unbegründete und für exzessive Anträge. Auf keine der beiden wird sich der Arbeitgeber im Regelfall stützen können. Nach Auffassung des EDSA ist ein Ersuchen offenkundig unbegründet, wenn die Voraussetzungen des Art. 15 DSGVO objektiv nicht erfüllt sind – was bei einem Arbeitgeber, der Daten des ehemaligen Beschäftigten verarbeitet, typischerweise nicht der Fall ist. Exzessiv ist ein Antrag vor allem bei häufiger Wiederholung, insbesondere innerhalb kurzer Zeiträume. Ein bloß hoher Bearbeitungsaufwand genügt für sich genommen aber nicht. Darüber hinaus erkennen die Aufsichtsbehörden ein „Recht zur Ablehnung“ an, wenn das Ersuchen ausschließlich einer Schädigungsabsicht dient oder der Betroffene anbietet, den Antrag gegen Zahlung von Geld zurückzuziehen. Der Verantwortliche muss dies allerdings entsprechend begründen und darlegen können. Wird mit der Auskunftsanfrage „nur“ ein datenschutzfremdes Motiv verfolgt, genügt dies für die Annahme einer Schädigungsabsicht noch nicht.
Welche Optionen bleiben?
Bei der Beantwortung von Auskunftsersuchen können sich Arbeitgeber in der Regel auf drei Aspekte berufen:
- Die Erteilung der Auskunft beeinträchtigt die Rechte und Freiheiten Dritter (Art. 15 Abs. 4 DSGVO)
- Die Informationen sind ihrem Wesen nach oder nach einer Rechtsvorschrift geheim zu halten (§ 29 Abs. 1 S. 2 BDSG)
- Die Herausgabe von Kopien ist für den Betroffenen nicht unerlässlich, um seine Rechte auszuüben
Besonders relevant ist Art. 15 Abs. 4 DSGVO. In den betroffenen Datensätzen sind häufig personenbezogene Daten Dritter – etwa anderer Mitarbeiter – enthalten, die nicht der Auskunftspflicht unterliegen. Die Norm schützt aber nicht nur Dritte: Erfasst sind auch Rechte und Freiheiten des Verantwortlichen selbst, sodass etwa Geschäftsgeheimnisse ebenfalls nicht offenzulegen sind. § 29 Abs. 1 S. 2 BDSG kann insbesondere dann eingreifen, wenn ein (arbeits-)gerichtliches Verfahren unmittelbar bevorsteht und die Offenlegung bestimmter Informationen die Prozessposition erheblich beeinträchtigen würde (siehe auch BVwG Österreich, Entsch. v. 8.7.2024, W137 2278780-1). In diesem Fall sind die betreffenden Daten teilweise zu schwärzen. Eine vollständige Verweigerung der Auskunft kommt nur in absoluten Ausnahmefällen in Betracht.
Häufig wird zudem übersehen, dass der Kopieanspruch nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO nicht ohne Weiteres die Herausgabe vollständiger Dokumente umfasst. Eine vollständige Kopie ist nur geschuldet, wenn dies unerlässlich ist, um der betroffenen Person die wirksame Ausübung ihrer Rechte nach der DSGVO zu ermöglichen (EuGH, Urt. v. 4.5.2024, C-487/21). Der BFH (Urt. v. 11.3.2025, IX R 24/22) geht davon aus, dass hierfür keine generelle Vermutung besteht und die betroffene Person die Notwendigkeit der Kopie (beispielsweise zur Kontextualisierung der Datenverarbeitung) konkret darlegen muss.
Fazit und Handlungsempfehlungen
An der Auskunftserteilung führt in der Regel kein Weg vorbei. Behörden und Gerichte legen den datenschutzrechtlichen Auskunftsanspruch weit aus, die Motivation des Antragstellers spielt grundsätzlich keine Rolle. Dennoch können Arbeitgeber häufig Ausnahmen geltend machen, Informationen teilweise schwärzen und die Herausgabe vollständiger Dokumentenkopien in bestimmten Fällen verweigern.
Hilfreich ist es zudem, bei unklaren oder ausufernden Anfragen Rückfragen zu stellen, damit der Betroffene sein Ersuchen präzisieren und eingrenzen kann. Ebenso wichtig ist eine kooperative Haltung und transparente Kommunikation mit dem Betroffenen: Das beugt nicht nur unnötiger Eskalation vor, sondern kann auch im Beschwerdeverfahren vor der Aufsichtsbehörde positiv bewertet werden.
Abschließend ein Hinweis, der in der Praxis oft übersehen wird: Nach Auffassung mehrerer Behörden und Gerichte sind Auskunftsansprüche nach Art. 15 DSGVO disponibel. Das heißt, ihre Geltendmachung kann, soweit die Ansprüche aus dem Beschäftigungsverhältnis resultieren oder damit im Zusammenhang stehen, durch einen Vergleich ausgeschlossen werden. Zu beachten ist dabei aber, dass Ansprüche in Bezug auf zukünftige, dem Betroffenen noch unbekannte und nicht vorhersehbare Datenverarbeitungen nicht Gegenstand eines solchen Vergleichs sein dürfen.
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Handelsblatt-Ranking - Deutschlands „Beste Arbeitgeber“ – Platz 11 von 312 Arbeitgebern
Wir freuen uns sehr, in diesem Ranking Platz 11 von über 300 teilnehmenden Kanzleien erreicht zu haben und dafür vom Handelsblatt mit dem Siegel „Beste Arbeitgeber“ ausgezeichnet worden zu sein. Diese Auszeichnung bestätigt unseren Anspruch, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich alle Kolleginnen und Kollegen wohlfühlen und ihre Stärken entfalten können.
Geführt wird unsere Kanzlei von Prof. Burghard Piltz und Dr. Carlo Piltz, die sich seit vielen Jahren für eine moderne, wertschätzende und zukunftsorientierte Arbeitskultur einsetzen.
Wir danken allen Mitarbeitenden für ihr Engagement und ihr Vertrauen.
Tracking und Auswertung von Leistungsdaten im Profisport
Die Datenerfassung im Leistungssport hat sich zu einem unverzichtbaren Instrument für moderne Sportorganisationen entwickelt. Vereine, Verbände und Unternehmen nutzen umfangreiche Datenanalysen zur Leistungsoptimierung und strategischen Entscheidungsfindung. Hierbei werden im Allgemeinen Leistungsdaten, aber mitunter auch sensible Gesundheitsdaten verarbeitet. Verantwortliche müssen die Anforderungen der DSGVO beachten und Rechtsgrundlagen für die Datennutzung nachweisen können. Dieser Beitrag beleuchtet, vor welchen rechtlichen Herausforderungen Vereine bei der Auswertung von Leistungs- und Gesundheitsdaten von Sportlern stehen und auf welche Rechtsgrundlagen sie diese Verarbeitung stützen können.
Der Beitrag von Dr. Carlo Piltz und Ilia Kukin aus dem DSB 10/2025 ist hier abrufbar.
Neue Entwicklungen im UN-Kaufrecht
Die zentrale Stellung des UN-Kaufrechts/CISG als juristische Basis für Export- und Importverträge wird heute nicht mehr infrage gestellt. Praktiker berichten von einer deutlichen Tendenz in den Unternehmen, ihre Außenhandelsgeschäfte gezielt auf das UN-Kaufrecht umzustellen. Ein Ausschluss des UN-Kaufrechts erklärt sich heute überwiegend mit mangelnder Vertrautheit mit seinen Inhalten und fehlender Neigung, diesem Zustand abzuhelfen, lässt sich angesichts der weitreichenden Dispositivität seiner Bestimmungen jedoch kaum mit nicht akzeptablen Lösungen des UN-Kaufrechts belegen. In Fortführung des Gliederungsschemas der vorangegangenen Berichtsaufsätze (zuletzt NJW 2023, 2542) wird die Liste der Vertragsstaaten aktualisiert und neben Hinweisen auf aktuelle Arbeitsmittel insbesondere die seit dem letzten Berichtsaufsatz bekannt gewordene in- und ausländische Rechtsprechung zum UN-Kaufrecht/CISG aufgearbeitet.
EuGH-Urteil zum Personenbezug und Informationspflichten – pseudonymisierte Daten können für den Empfänger auch anonym sein
Das EuGH-Urteil in der Rechtssache EDSB vs. SRB (Rs. C‑413/23 P) und dessen Folgen für die Rechtsanwendung werden derzeit zu Recht kontrovers diskutiert. In dem Urteil geht es zwar um Bestimmungen aus der Verordnung 2018/1725, die für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union gilt. Der EuGH hat aber ausdrücklich entschieden, dass der Begriff „personenbezogene Daten“ in dieser Verordnung und der DSGVO und der nicht mehr gültigen Richtlinie 95/46 EG identisch auszulegen ist (Rn. 52). Das Urteil ist für Unternehmen und mitgliedstaatliche Behörden gleichermaßen bedeutsam.
Rechtswidrigkeit von (Gebühren) Bescheiden wegen DSGVO-Verstoß - Dürfen öffentliche Stellen ihre Verfahren automatisieren?
Automatisierte Entscheidungen unterliegen gem. Art. 22 DSGVO besonderen gesetzlichen Anforderungen, welche auch im Bereich der öffentlichen Verwaltung gelten. Zentrale Voraussetzung für die Zulässigkeit solcher Entscheidungen ist das Vorliegen einer entsprechenden Rechtsgrundlage. Fehlt diese, ist der Bescheid rechtswidrig. Wie die Verwaltungsgerichte damit umgehen, zeigt eine aktuelle Entscheidung des VG Bremen (Urt. v. 14.07.2025, 2 K 763/23).
Dürfen Datenschutzbehörden die Namen der sanktionierten Unternehmen veröffentlichen?
Sowohl die BfDI als auch die Landesdatenschutzbehörden informieren regelmäßig in Pressemitteilungen über aktuelle Bußgeldverfahren. Mitunter werden dabei auch die betroffenen Unternehmen namentlich genannt. Doch ist dieses Vorgehen überhaupt rechtlich zulässig und welche Grenzen haben die Behörden dabei einzuhalten? In anderen Rechtsgebieten existiert zu diesen Fragen durch umfangreiche Rechtsprechung - allerdings bislang nicht speziell im Bereich des Datenschutzrechts.