Der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA), das Gremium der europäischen Datenschutzaufsichtsbehörden, hat in seiner Sitzung vom 18. Januar 2022 einen ersten Leitlinienentwurf zu einem der bedeutendsten Betroffenenrechte nach der DSGVO herausgegeben: dem Auskunftsrecht nach Art. 15.

Dieses Recht sorgt in der Praxis oft für Anwendungsunsicherheiten und lässt viel Raum für Interpretationen. Aus diesem Grund erschien es notwendig, dieses 60-seitige Dokument zu veröffentlichen, um für mehr Klarheit und Kohärenz zu sorgen. In dem Dokument widmet sich der EDSA einer Reihe von Themen, von denen einige in der Praxis äußerst umstritten sind.

Nachfolgend haben wir einige Schlüsselfragen und -aspekte des Leitlinienentwurfs rund um Art. 15 DSGVO für Sie zusammengefasst:

Welche personenbezogenen Daten fallen unter das Auskunftsrecht?

Gemäß Art. 15 Abs. 1 DSGVO "hat die betroffene Person das Recht, von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf folgende Informationen […]“

Absatz 1 bezieht sich ausdrücklich auf die personenbezogenen Daten, die vom Verantwortlichen verarbeitet werden. Die betroffene Person hat nur Anspruch auf die sie betreffenden personenbezogenen Daten mit Ausnahme von Daten, die ausschließlich eine andere Person betreffen. Die Worte "sie betreffende personenbezogene Daten," sollten von den für die Verarbeitung Verantwortlichen nicht zu restriktiv verstanden werden. Personenbezogene Daten, die von einer natürlichen Person im Rahmen einer ausschließlich persönlichen Tätigkeit gemäß Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO verarbeitet werden, unterliegen jedoch nicht dem Recht auf Auskunft.

Im Falle eines Identitätsdiebstahls werden personenbezogene Daten, auch nachdem der Verantwortliche von dem Identitätsdiebstahl Kenntnis erlangt hat, mit der Identität des Opfers verknüpft oder assoziiert und stellen daher personenbezogene Daten der betroffenen Person dar. Art. 15 Abs. 1 DSGVO bezieht sich darüber hinaus auf personenbezogene Daten, die "verarbeitet werden". Die Formulierung legt nahe, dass das Auskunftsrecht nicht zwischen den Zwecken der Verarbeitungen unterscheidet. Außerdem werden personenbezogene Daten, die nicht automatisiert verarbeitet werden oder die nicht Teil eines Dateisystems i.S.v. Art. 2 Abs. 1 DSGVO sind, nicht vom Auskunftsrecht erfasst.

Haben Betroffene ein Recht auf eine Kopie der gesamten Daten oder nur auf eine Zusammenfassung dieser? Haben Betroffene ein Recht auf eine Kopie der Originaldokumente?

Die Verpflichtung zur Bereitstellung einer Kopie (Abs. 3) ist als Modalität für die Gewährung des Zugangs zu den Daten zu verstehen. Sie stärkt das Recht auf Auskunft und hilft bei der Auslegung dieses Rechts, da es klarstellt, dass die Auskunft über die Daten gemäß Art. 15 Abs. 1 DSGVO vollständige Informationen über alle Daten umfasst und nicht so verstanden werden kann, dass nur eine Zusammenfassung der Daten gewährt werden kann. Gleichzeitig bezieht der EDSA die Verpflichtung zur Übermittlung einer Kopie (nur) auf eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, und nicht unbedingt auf eine Reproduktion der Originaldokumente, in denen diese Daten enthalten sind.

Haben die für die Verarbeitung Verantwortlichen angemessene Maßnahmen zu treffen, um die Personen hinter dem Auskunftsersuchen zu identifizieren, damit keine unberechtigten Dritten an die Daten gelangen?

Ja, um die Sicherheit der Datenverarbeitung zu gewähren und das Risiko einer unbefugten Weitergabe personenbezogener Daten zu vermeiden, muss der Verantwortliche in der Lage sein, die betroffene Person zu identifizieren. In diesem Zusammenhang spielen die Art. 11 und 12 DSGVO eine wesentliche Rolle: Sie legen die Modalitäten für die Ausübung aller Rechte der betroffenen Person, einschließlich des Auskunftsrechts fest. Art. 12 Abs. 2 DSGVO besagt u. a., dass der Verantwortliche den Antrag der betroffenen Person auf Ausübung ihrer Rechte ablehnen darf, wenn er glaubhaft machen kann, dass er nicht in der Lage ist, die betroffene Person zu identifizieren.

Hat der Verantwortliche begründete Zweifel an der Identität der natürlichen Person, die den Antrag auf Auskunft gestellt hat, kann er zusätzlicher Informationen verlangen, um die Identität der betroffenen Person zu bestätigen (Art. 12 Abs. 6 DSGVO).

Darf der für die Datenverarbeitung Verantwortliche ein Auskunftsersuchen mit dem Hinweis auf einen hohen Verarbeitungsaufwand ablehnen?

Nein, nach Ansicht des EDSA darf er dies nicht. Gemäß Art. 15 Abs. 3 S. 1 DSGVO stellt der Verantwortliche eine kostenlose Kopie der personenbezogenen Daten, auf die sich die Verarbeitung bezieht, zur Verfügung. Der Verantwortliche muss hierbei sicherstellen, dass die erste Kopie unentgeltlich ist, auch wenn er die Kosten für die Vervielfältigung für hoch hält. Beispiel: Kosten für die Bereitstellung einer Kopie der Aufzeichnung eines Telefongesprächs.

Abschließend ist zu bemerken, dass Leitlinien der Datenschutzaufsichtsbehörden nur Empfehlungen sind und keinen verbindlichen Charakter für Unternehmen haben. Sie stellen jedoch einen wichtigen Beitrag für die weitere Diskussion und einen wesentlichen Bezugspunkt für den Umgang mit Auskunftsersuchen dar.